Que mettre dans le manuel de procédures d'un cabinet d'avocats ?

Les étapes de la vie d'un dossier (ouverture, conflits, convention d'honoraires, échéances, clôture, archivage), les outils (e-Barreau, logiciel de gestion), les règles de secret et la procédure anti-blanchiment.

Le secret professionnel s'impose-t-il aux salariés du cabinet ?

L'article 2.3 du RIN impose à l'avocat de faire respecter le secret par le personnel de son cabinet et par toute personne qui coopère avec lui ; il répond des violations commises.

Manuel de procédures internes d'un cabinet d'avocats

Q: Où trouver un modèle de durées de conservation ?

Le CNB propose, en annexe de son guide RGPD, un référentiel des durées de conservation des données et documents du cabinet, accessible aux avocats avec leur compte e-Dentitas ou leur clé avocat.

Le manuel de procédures internes d'un cabinet d'avocats rassemble, par écrit, la façon dont le cabinet ouvre, suit et clôt un dossier : vérification des conflits, convention d'honoraires, identification du client, tenue des échéances, usage d'e-Barreau, archivage. C'est le document que l'on donne à un nouveau collaborateur ou à une nouvelle assistante juridique. C'est aussi le meilleur premier document à confier à un assistant d'intelligence artificielle (IA) : il ne contient pas de données de clients, et il répond aux questions que l'équipe pose dix fois par semaine.

Pourquoi l'écrire

Le secret s'impose à toute l'équipe. L'article 2.3 du Règlement intérieur national (RIN) oblige l'avocat à faire respecter le secret par le personnel du cabinet et par toute personne qui coopère avec lui. Encore faut-il que chacun sache concrètement ce que cela implique au quotidien.
Certaines procédures sont obligatoires par écrit. Les avocats soumis à la lutte contre le blanchiment doivent, selon l'article L. 561-32 du code monétaire et financier, mettre en place une organisation et des procédures internes.
Les arrivées et les départs. Quand une assistante juridique part, son savoir pratique part avec elle s'il n'est écrit nulle part.

Le sommaire type

Partie	Contenu	Questions auxquelles l'assistant répondra
Ouverture de dossier	Fiche d'ouverture, informations à recueillir, numérotation	« Quel numéro donner à un nouveau dossier ? »
Conflits d'intérêts	Qui vérifie, dans quel outil, que faire en cas de doute	« Qui fait la vérification de conflits ? »
Convention d'honoraires	Modèles par type de mission, qui la signe, où l'enregistrer	« Quel modèle de convention pour un forfait ? »
Anti-blanchiment	Champ, pièces à demander, référent	« Quelles pièces pour une société ? »
Échéances	Qui calcule, qui contrôle, où inscrire, délai d'alerte	« Où inscrire une date d'audience ? »
e-Barreau	Délégations, envoi des actes, consultation des dossiers	« Comment donner une délégation à une assistante ? »
Courrier et pièces	Nommage, bordereaux, numérisation	« Comment nommer une pièce numérisée ? »
Facturation	Saisie des temps, provisions, relances	« Quand envoyer une demande de provision ? »
Clôture et archivage	Restitution des pièces, durées de conservation	« Combien de temps garde-t-on un dossier clos ? »
Outils numériques	Messagerie, partage de fichiers, assistant IA et ses limites	« Puis-je envoyer une pièce par la messagerie personnelle ? »

e-Barreau : ce que le manuel doit préciser

La page du Conseil national des barreaux (CNB) sur e-Barreau décrit une communication électronique avec les juridictions « 100 % dématérialisée et sécurisée », avec, pour chaque affaire, un dossier qui centralise données et documents, dont un agenda et une messagerie. La page sur e-Dentitas, l'identifiant numérique de la profession, indique qu'il permet notamment de gérer ses délégations sur e-Barreau, et que la Clé Avocat en est le support physique.

Le manuel n'a pas à recopier la documentation de ces outils. Il doit dire ce que le cabinet a décidé : qui dispose d'une délégation, pour quels avocats, qui envoie les actes, qui relève la messagerie et à quelle fréquence, qui reporte les dates dans l'agenda du cabinet. Ce sont ces décisions-là qu'un nouvel arrivant cherche, et qu'un assistant peut retrouver.

Archivage : s'appuyer sur le référentiel du CNB

Le CNB indique, dans son actualité du 28/01/2025 sur la protection des données, que son guide pour les avocats (deuxième version publiée le 25/05/2023) est accompagné d'un registre type des activités de traitement et d'un référentiel des durées de conservation des données et documents du cabinet. Ces annexes sont réservées aux avocats disposant d'un compte e-Dentitas ou d'une clé avocat. Reprenez dans le manuel les durées que le cabinet a retenues, avec la référence du document d'où elles viennent.

Écrire pour être retrouvé

Un assistant répond bien à partir d'un manuel écrit ainsi :

Une procédure par titre. « Ouvrir un dossier », pas « Divers administratif ».
Des étapes numérotées, chacune avec son responsable.
Les noms de fonctions plutôt que de personnes dans le texte, et une page à part « Qui fait quoi » tenue à jour.
Une date de mise à jour en tête de chaque procédure.
Les exceptions écrites : « Sauf aide juridictionnelle totale », « sauf urgence ».

Ce que l'assistant ne fait pas

Il rappelle la procédure ; il n'en invente pas. Si une question n'est pas couverte (« Que fait-on si le client refuse de signer la convention ? »), il répond qu'il ne trouve pas la réponse dans le manuel et renvoie à l'associé responsable. Chaque question sans réponse est une page à ajouter.

Pour la partie la plus sensible, la gestion des droits d'accès, voir le cloisonnement des dossiers. Pour les échéances, voir ce que l'IA ne doit pas calculer. Pour la partie anti-blanchiment, voir la procédure interne de lutte contre le blanchiment.